Usai Audit Mutu Internal, Manajemen Al-Ikhlas Siap Hadapi Audit Mutu Eksternal SMM ISO 9001:2015
Yayasan Al-Ikhlas Bone selaku penyelenggara Pondok Pesantren Al-Ikhlas Ujung Bone dan pemegang sertifikat Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2015 baru saja menyelesaikan proses Audit Mutu Internal (AMI). Proses pelaksanaan AMI 2023 ini berlangsung mulai 21 November 2023 dan berakhir 24 November 2023.
Sebanyak 24 fungsi dari 4 bagian utama manajemen pesantren menjalani proses AMI 2023 ini, terdiri dari bagian yayasan, pondok pesantren, madrasah aliyah dan madrasah tsanawiyah. Fungsi yang menjalani audit di bagian yayasan meliputi seluruh kepala divisi di bawah naungan Badan Pelaksana Harian Yayasan.
Sementara itu, fungsi yang menjalani audit di bagian pondok dan madrasah merupakan kepala tata usaha, dan jajaran wakil kepala kepondokan dan madrasah. Ada pun pelaksana fungsi lain yang masuk dalam daftar audit atau auditee yaitu kepala perpustakaan, kepala raudhatul athfal, kepala lembaga pendidikan al-qur’an dan kepala pusat bahasa.
Tim auditor yang bertugas mengaudit dalam AMI 2023 terdiri dari Kepala Madrasah Tsanawiyah, Jusmadi Musa, S.Pd., Gr. yang mengaudit fungsi di bagian madrasah aliyah, Kepala Madrasah Aliyah, Andi Akbal Nur, S.Si., S.Pd., Gr. untuk fungsi kepondokan dan kepala lembaga.
Ada pun Kepala Kepondokan, KM. H. Muhammad Irham, S.HI. untuk fungsi madrasah tsanawiyah, serta Kepala Divisi Humas, Media dan Kerja Sama, H. Bustan Kadir, S.Sos., M.I.Kom untuk fungsi di bagian yayasan.
Para auditor internal dalam menjalankan tugas audit dibekali dengan daftar periksa yang sebelumnya telah disiapkan oleh tim pendamping yang berasal dari Divisi SDM dan Penjaminan Mutu selaku fungsi yang menjalankan tugas pelaksanaan AMI 2023 ini. Selain itu, para auditee diminta untuk mengisi lembar daftar hadir dan juga berita acara audit.
Secara komprehensif, para auditor menanyakan perihal dokumen SMM ISO 9001:2015 yang dipegang oleh masing-masing fungsi/auditee, serta menginvestigasi pelaksanaan dokumen tersebut dengan menanyakan bukti dari pelaksanaan kegiatan yang dimaksudkan dalam dokumen instruksi kerja guna menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaiannya.
Pemaparan Koordinator Penjaminan Mutu terkait hasil AMI 2023, menjelaskan bahwa hampir setiap fungsi/auditee didapatkan temuan oleh auditor baik terkait kelengkapan dokumen, kesesuaian atau ketidak sesuaian dokumen dengan pelaksanaan. Seluruh rekomendasi telah diinventarisir dan selanjutnya akan ditindaklanjuti oleh masing-masing fungsi.
AMI 2023 ditutup oleh Wakil Ketua Pelaksana Harian Yayasan Al-Ikhlas Bone, H. Nasaruddin, S.Pd., M.Pd.I., yang dalam sambutannya memberikan apresiasi kepada seluruh fungsi yang telah menjalani proses audit. Begitu pula dengan Wakil Pimpinan Pondok bidang Kepesantrenan, AG. Drs. H. Idris Rasyid, M.Pd. yang mendorong seluruh fungsi untuk memperbaiki catatan hasil audit yang ada sebelum menjalani Audit Mutu Eksternal (AME) mendatang.
Seluruh auditor diberikan piagam penghargaan sebawai wujud apresiasi telah menjalanka tugas AMI 2023 dengan baik. Selanjutnya, kegiatan AME diagendakan akan berlangsung pada 6-7 Desember mendatang. (*/aibs)
